MADDE 9. DOSYALAMA:

Şimdiye kadar tüm anlatılanlar tek gayeye hizmet ediyordu. Düzenli, dengeli bir kişiliğe sahip bir insan elde etmeyi hedefliyorduk. Tüm bu anlatılanlarla elde edildiğini sayalım. Kitap gibi bir adam. Ne yapacağız bu adamla? Kişi tüm bu değerlerini nakite, yani paraya dönüştüremiyorsa, üretken değil demektir. Üretemeyen, ürettiklerini nakite dönüştüremeyenler yok olmaya mahkumdur. Adama rastlıyorsun, güzel insan, pek çok özelliği var. Ancak saplantısı, ben ticaretten anlamam, para işleri beni cezbetmiyor diyor. Bilmiyor ki hazret, ne iş yaparsan yap, ister profösör ol, ister müzisyen, ister futbolcu ol, ister politikacı, her yerde sanatını meziyetlerini, kişiliğini pazarlamak durumundasın. Hazret, daha bunun ayrımına varmamış. Sadece tezgahın arkasında satanı, satıcı, tüccar görüyor. Esas tüccarlıkların başka yerde yapıldığını bilmiyor. Bir gün rakipleri kafasını kıra kıra dünyanın kaç bucak olduğunu gösterecekler ona, ama iş işten geçecek. Tabii bu olguyu hiç anlamadan ölmek de var. Temiz, asil duygularla ticarete bulaşmadığını sanıp, pisliklere bulaşarak, arkasından kıs kıs gülen veya acıyan bir sürü insan bırakıp gitmek. Çok acı bu gerçeği onca güzel, frekanslı insanın görmemesi. Şaşıyor insan. Satmıyormuş, satamayacakmış, satmasın. Biz satarız onun yerine, onun sahip olduğu veya sahip olduğunu sandığı değerleri de, meziyetlerini de, Allah rızası için.

İşte bunca laf düzgün satış yapabilmek için yapıldı. Satış yapabilmek için düzenli, disiplinli, inatçı olmak gerek. Başarılı olmak için her konuda satacaksın. Sen satmazsan rakiplerin senin bulduğun, geliştirdiğin her şeyi satarlar. Sen de bakakalırsın ne olduğunu bilemediğin duygularla.

Satmak için düzenli olmak gerekiyor öncelikle. İşin içine alacak giriyor, borç giriyor, fatura, adres, sipariş, derken kafayı yer, düzenli değilse insan. Sadece kendisinin düzenli olması da yetmiyor. Çevresinin de düzenli olması gerekiyor başarılı olmak için. Satış, ne satarsan sat, tek adam işi değildir. İşin içine pek çok adam bulaşıyor ister istemez. Maliyecisinden tutun da, muhasebeci, odacı, sekreter v.s. bunların hepsi olacak. İş büyüdükçe düzenli olma ihtiyacı daha çok kendini hissettirecektir. Formlar yerli yerinde, icraatlar tek tek yapılıp yerlerine kaldırılacak, masaların üstünde, sağda solda birikmeyecek her şey. Arşivlerimiz düzenli, aranan bulunabilecek anında. Masamız, üzerimiz, çantamızda hiçbir şey birikmeyecek. Saklamayacağız hiçbir şeyi kaybolur kaygısı ile. Anında doğru yere kanalize edip, dosyasına girmesini sağlayacağız. Her tür bilginin saklanabileceği dosyalara ihtiyacımız var öyle ise. İşte konumuz da bu. Tabii var böyle dosyalar. Bilgisayarın varsa orada da var aynı mantık. Yoksa basitçe yapabilirsin dosyalarını. Bu hiç de zor, masraflı bir olay değil, düşündüğünün aksine. Zaten bilgisayar programcıları da bu basit, kullanışlı mantıkları alıp, bilgisayarlara ayarlarlar sonuçta. Ha kel Hasan, ha Hasan kel, değişen bir şey yok. Gözde büyütmemek lazım olayı. Yani dosya tutacağız neticeye varmak için.

Önce dosyalarda ne birikiyor, bir ona bakalım öncelikle. Ne birikeceğine bakmak için, masamızda, cebimizde, çantamızda, sağımızda, solumuzdakilere bakmak, bunları tasnif etmek yeter. Değişik kümeler oluşacak. Bunlar adres, fatura, notlar, kırtasiye v.s diye kümelenecektir.

İlk önce masamızı düzenlemekle işe başlayalım. Bir göz kırtasiye malzemeleri için olsun, mesela, sağ en alt göz. Onun üstünü kullandığımız formlar için kullanalım. En üst gözü de şahsi eşyalarımız için tutalım. Üzerinde çalıştığımız yarım evrakı da daima orta çekmecede tuttuğumuzu kabul edelim. Gerisi için dosya oluşturmamız gerekecek. Birimimize gelen onca kağıda işlem yaptıktan sonra kaldırıp dosyasına koyacağız. Arayan dosyasında bulacak. Zaten çekmecelerde bir şey yok. Büro malzemesi var, formlar var. Şahsi eşyamız bize ait, diğerlerini kullanan kullansın, sorun değil. Hal böyle, herkesin masası aynı düzende olursa, kim nerede çalışırsa çalışsın sorun yok. Kimsenin kimseden kaçıracak bir şeyi yok. Her şey dosyalarda, işler prototip olmuş. Artık aynı işi herkes tutabilir. İşte sistemin gücü buradan geliyor. Bunu büyük işletmeler sağlamışlar, bakıyorsun hava alanına yer hostesi geliyor çalışmaya. Tezgahın arkasında formlar yerli yerinde. Bilgisayar ile ulaşabiliyor arşivlere, işini görüp gidiyor. Başka biri gelip aynı rahatlıkla aynı işi yapabiliyor. Küçük işletmelerin sorunu burada. Ne bilgiişlem ile kağıdı yok edebiliyorlar ne de dosya düzeni kurabiliyorlar. Sonuçta ayıkla pirincin taşını. Her ferdi de bir küçük işletme gibi görürsek çıkar ortaya facianın boyutları. Pek çok kişide, iş yerinde bu olgu oturmadığı gibi evde hiç oturmamıştır. Ev hanımlarını da bir işletme gibi görürsek meselenin boyutları daha da genişler. Bu bölümle meseleye çözüm getirebilirsek, bu kitabın bestseller olmaması için bir neden yok. Bu da bizim için, kitabımız için ölçü olacak. Kitabın burasını bu olguyu yerleştirene kadar açmak lazım. İnsanlık uğruna mı, bestseller uğruna mı artık onun orasını da zamana bırakalım.

Evet işin özü dosyalama mantığının ve bu dosyaları işletme mantığının anlaşılmasından geçiyor. Bu mantık anlaşıldı mı, her yerde kullanılabilir bu mantık. Evde, sosyal yaşantıda, ticarette her yerde. Aspirin gibi mübarek her derde deva. Ne zaman kullanırsan kullan. Tüm fikir, takipçilik ve müşterek kullanabilmek fikri üzerine inşa edilmiş. Herkes kullanabildikten sonra mesele kalmıyor. Bunun için de disiplin istiyor biraz. Artık o kadarcık da disiplinimiz olsun.

Tüm fikir, her iş tuttuğumuz olay veya adres için bir föy veya işin cesametine göre bir dosya açmaktan geçiyor. Her adres için açılacak bu föyde en azından şu kısımlar derhal oluşturulmalıdır.

1. Bu adresin kimlik kartı: Burada adres, firma ismi, kontak kurulan kişi, telefon, faks, teleks numaraları ve adres hakkındaki bilgilerimiz, istihbaratlarımız bulunmalıdır.

2. Adresle olan cari hesap ilişkimiz: Burada da borç, alacak ilişkisi izlenmelidir.

3. Adresle olan ciro ilişkimiz: Adresten aldığımız veya sattığımız mal veya hizmeti gösteren, adresle iş hacmimizi gösteren bölüm.

Her föyde mutlaka bu unsurlar bulunmalıdır. Bunlar yerli yerinde ise çalışmayı başlatmak için pek fazla şeye ihtiyacımız kalmıyor. Para kazanmak için işletme mantığını kurmamız gerekiyor. Muhasebe düzeni için muhasebeciler kendi düzenlerini kursunlar. Burada anlatılanların muhasebe ile bir ilgisi yok. Gerçi mantık aynıdır. Muhasebeciler de isterlerse aynı düzeni alsınlar ama bizim işimiz işletmeciler, satıcılar ve alıcılarla.

Düzenimizi aldık, satmaya başlayacağız. Satabilmek içinse önce bir kampanya programı çıkarmalıyız. Bunun için malı, fiyatı bilmek gerekiyor. Malı önce biz tanıyalım; tanıtma yapabilmek için bu gerekli. Birkaç soru sorup adamı mat edebilirler. Bir de fiyat olayı var. Kaça alınıp, kaça satılır bu mal veya hizmet, maliyeti nedir yaklaşık olarak? Bunları bilmezsek, malın müdafasını yapamaz, fikir geliştiremeyiz satış için. Bu sorunları da çözdük. Yuttuk evelallah her şeyi. O halde hemen sloganımızı geliştireceğiz. Ya kalite, ya fiyat, ya servis diyeceğiz; diyecek başka şey yok. Tavsiyemi dinlerseniz üçünü birden deyiverin. Bu imkansız da olsa, zaten, zaman gösterecektir neyin ne olduğunu. Evet, pazarlama fikrinde kullanacağımız mantık da halloldu böylece. Şimdi iş yapmaya, kapı çalmaya, dükkanımızı açmaya başlayabiliriz.

Kapı çalmak, dükkan açmak, satmak için bir fikirle yola çıkar insan. Önce bu fikirlerin sıralanmasını yapmakla işe başlayalım.

Mesleğimizi icra edeceğiz. Para kazanacağız. Öyle ise işimizi doğru yapalım. Ne satıyoruz biz. Mal veya hizmet. Önce bunu tarif etmekle işe başlayalım. Sattığımız mal veya hizmetin mutlak bir çeşiti vardır. Tanımlayalım bu çeşitleri. Tabii fiyatlarını da. Bunu tanımlar, talimatlar, fiyatlar denilen bir dosyaya koyalım adına da, kısaca (1A) dosyası diyelim. Tanımlanan bu malları veya hizmetleri satan bir teşkilatımız, işlerden sorumlu olan kimseler olacak. Onların aralarındaki iş bölümünü, iş tariflerini, yetki ve sorumluluklarını gösteren, birimin kuruluş felsefesini anlatan, çalışma programlarını içeren bir dosya işimize çok yarayacaktır. Bu dosyada alınan kararları, yapılacak işleri toparlamakta yarar var. Buna da kısaca (1B) diyelim. Bu malı veya hizmeti aldığımız, sattığımız adresler elbette bellidir. Bunları da (2) nolu adres dosyasında toparlayalım. Bu adreslerden iş yapmayıp da kazanmak istediklerimizi yakın takipte tuttuklarımızı (3) nolu bir dosyada tutmakta yarar var. Çünkü aklımız fikrimiz bu föylerde. Nihayet malımıza birini ikna edebildik, sipariş aldık, mutlu olduk. Bu föyü ayrı bir yere koyup, siparişin zamanında yerine varmasını sağlayalım. Bunca emekten sonra hem emeğimize yazık olur, hem de mahcup oluruz, bakacak yüzümüz kalmaz müşterinin yüzüne bir daha. Unutmamalıyız işler yoğunlaştıkça. En iyisi bu sipariş verenlerin föyünü (4) nolu bir dosyada toparlayalım. Malı götürdük, belki tam karar veremedi o anda veya kararını vermesi için malı ayırttı müşteri. Malı bir yere kaldırmak lazım. Müşterinin de fikrini sormak için yeniden notumuzu bir yere koymalıyız, kaybetmemeliyiz bu notları, unutmamalıyız ayrılan malları bir köşede.

Yazık olur sonra onca emeğe, bağlanan paraya. En iyisi bunları başka bir dosyada toplayıp sık sık bakalım bunlara. Ayrılan, konsinye verilen, henüz kesinleşmemiş işlerimiz var mı diye, soralım müşterilere karar verip vermediklerini. Bu dosyaya da kısaca (5) nolu konsinye dosyası diyelim. Müşteriyi aradık, sevinçli haber geldi, müşteri malı alıyor. Ödemeyi nasıl konuşmuştuk, çek mi alacağız, senet mi ama müşteri işi evrağa bağlamıyor. Ne yapacağız şimdi ya unutursak. İyisi mi bunun föyünü başka bir yerde yakın takibe alalım; bir an evvel de çeke senede bağlayalım, ölüm var, kalım var. Bir de işin yoksa devamlı paranı almak için uğraş. Borçlu genelde hesap açıktaysa gevşek davranır. Devamlı ricacı durumunda kalırız. Senet veya çeki muhasebe takip eder. Borçlu zamanında öder, olay muhasebeleşir ve biter. Açık hesap öyle değil, tahsili incelik ister. Satanın takip etmesi zorunludur, konuşulanları bildiği için çaresiz kendisi takip edecektir. Bu yüzden böyle bir dosyanın satanın elinin altında bulunması şarttır. Cari hesap alacaklarının bir an evvel tahsil edebilmesi için buna da (6) nolu alacak dosyası diyelim. Malı sattık, paramızı da tahsil ettik, ne yapacağız şimdi bu föyü. Bu föy, artık bizim için bir bilinmeyen değil, diğer adreslerden farklı iş yapmadığımız diğer föylerden daha iyi tanıyoruz, bir takım kanaatlerimiz var. Altın rehberdeki bir adresten çok farklı bu adres bizim için artık. Referans verebiliriz bu adres için sorulduğunda. Ama diğeri henüz bir bilinmeyen. Öyle ise iş yapmış olduğumuz, işi bitmiş bu adresleri bir yerde toplayalım. İkinci bir iş yapana kadar rahat rahat uyusunlar. Ama bunlar için sık sık uyandırma programı yapmamız gerekecek. Bunlara da (7) nolu dosya diyelim.

Böyle basit bir mantıkla oluşan bu yedi tip dosya, işin yedi halini bize vermektedir. Mantık anlaşıldıktan sonra bu hallerin üçü beşi bir araya toparlanabilir. Aynı dosyanın içine bölümler konularak bu iş başarılabilir. Olay bölümler sayesinde tek dosyaya kadar düşürülebilir yeter ki mantık kaybolmasın. Hatta bilgisayar çıktıları ile bu doğal olarak tek dosyaya kadar otomatikman düşecektir.

Bu işin mantığı şekilci yanıdır. Rahat çalışabilmek için bu mantığı oluşturmamız gerekir. Ancak çalışırken bu dosyaların önem sırası değişecektir.

Dosyaları oluşturmak ve dosyaları dans ettirmek iki ayrı iştir. Dosyaları oluşturan her birim, dansı aynı başarı ile yapamayabilir. İşte bu araba kullanmaya benziyor. Her iki yarışçının da altında aynı model, aynı özelliklerde araba var. Ancak biri yarışı galip bitirebiliyor. Neden? İşte burada kabiliyetler rol oynuyor. Ticaret de böyledir. Kabiliyete göre başarının ölçüsü değişir.

Şimdi size ticarette başarının sırrını vereceğiz; sırla varacağınız yer sizin kabiliyetinize bağlı. Başarı, performans, devir hızı ile ölçülür. Bu hemen hemen her şey için geçerlidir.

Bir malın veya hizmetin alınışı, işlenişi, satılışı ve paranın kasaya girişi arasındaki süreyi ne kadar kısaltırsak başarımız o kadar artar. O halde ticarette başarının temel kurallarını bir dansın figürleri gibi görelim. Dansta ilk figür alacak dosyası ile başlar. Açık hesap alacağımız bir an evvel tahsil edilmeli ve başımızdan çıkmalıdır. Güne tahsilatlara bakmakla başlamalıyız. Alacağımız açık hesap da olsa daima borçludan bir vade almalı ve bu vadeye asılmalıyız. İkinci figür,konsinye dosyasıdır. Muallakta olan her satış olayını kesinleştirmemiz gerekir. Kesinleşmemiş her türlü alış, satış olayını da vadeye bağlamak ve bu vadelere asılmak gerekir. Üçüncü sırada ise siparişler vardır. Aldığımız ve verdiğimiz siparişleri dosyasından inceleyip vadelerinin gelip gelmediğine bakılır. Tabii bunların derli toplu ajandamızda iz düşümleri bulunmalıdır. Bu işlemde bitince dördüncü hamle, uyuyanlar dosyamızdan uyandırılarak müşterileri listelemeye sıra gelir. Bunların aranıp hal ve hatırları sorulmalıdır. Beşinci figürde ise yakın takipte tutupta henüz satamadıklarımız için yeni fikirler üretmemiz gerekir. Altıncı atağı adres dosyamızdan yeni yeni müşterileri yakın takibe almak için yaparız. Son olarak da firmadaki iş bölümlerini, kuruluşun temel fikirlerini, genel PR programlarını gözden geçirip yeni oluşan fikirleri yazarız. Bu işlemi her gün veya en azından haftada birkaç gün yapmayı alışkanlık haline getirebilirsek, timde sırtımız yere gelmez. Tabii bunun temel koşulu da, timin dosyaları bilgi ile beslemeleri, adreslerde olan ilişkideki gelişmeleri düzenli olarak föyüne işlemelerinden geçer. Bu hem dosyalar, hem bilgisayar teknolojisi için geçerlidir. Neticede dosyalara ne sokarsan, o kadar verim alırsın. Sokmadın mı bilgileri mucize bekleyemezsin dosyalardan.

Basit gibi görülen bu düşünme tarzını ufak boyutlarda pek çok kişi özel yaşamında belki yakalayabilir. Çünkü ancak kendisini ilgilendiriyordur olaylar. Ödünç verdiği eşya ile platonik bir ilişki vardır belki. Para da kendisinin olduğundan takip eder. Ancak olay pek çok kişiyi ilgilendirdiğinde, tim olayı olduğunda işin içinde, pek çok insan ipin ucunu kaçırıverirler birdenbire. Anlayamaz insan neden bunca kişi duyarsız kalıyor diye olaylara. Ama realite böyle. Koca koca insanlar neresinden başlayacağını bilemiyor ticarette olayların. Öyle garip sorular yöneltiyorlar, öyle garip hareketler yapıyorlar ki hemen anlıyorsunuz, hiçbir şey anlamadığını hazretin. İşte öyle durumlarda dansın bu yedi sırasını listeleyip önüne bırakınız danscının. Ticarette verim alabilmek için. Olayı daha da verimli kılmak istiyorsak bu defa da dosyaları kişilerin timdeki pozisyonlarına göre tapulamak şarttır. 1A ve 1B dosyaları 5 nolu pozisyondaki şahısa tapulanmalı; diğer tüm dosyaların tapusu 4 nolu adamda olmalı; 3 nolu adam 2,3,4,5 ve 7 nolu dosyalardan sorumlu olmalı; 2 nolu adam ise 6 nolu dosya ile ilgilenmelidir. 1 nolu adamda herhangi bir dosyanın sorumluluğunun olması gerekmez. 1 nolu adam tüm diğer pozisyonlardaki adamlara destek veren adamdır. Böylece timde iş bölümü daha netleşmiş ve olay daha verimli hale gelmiş olur.

Olan biten tüm bu olaylar pek tabii raporlaşmalı, birimin patronunun dansın kalitesini ölçebilmesi için. Dansın kalitesinin ölçümü birimin patronu için çok önemlidir. İşte bu raporlardan yeni satış aksiyonları, pek çok yeni fikirler fışkırtır anlayan. Ve bu dans ilelebet devam edip gider ustasının elinde.İş hayatında başarı için bunca ettiğimiz lafı toparlarsak sonuçta. Başarı için, önce çalışmak istediğiniz konuda etraflı bilgi sahibi olun. Sonra projenizi geliştirin. Sonra da aşağıdaki 4 noktayı akıldan çıkarmayın.

1. İyi bir teşkilat kurun ve teşkilatla başarıyı aramaya koyulun.

2. Forum, İcraat, Arşiv mantığının anlaşılması ve uygulanması, için gayret sarfedin.

3. Zamanlama konseptinin hayata geçirilmesi için uğraşın.

4. Dosyaların iyi dans ettirilmesi için gayret sarfedin.

Lütfen unutmayın, denemek ve gayret işin yarısıdır.

İşte size bir altın anahtar daha. Güle güle kullanın.

| Giriş | Geri | İleri | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| Önsöz | Bölümler | Biografi |